Il programma PCON consente l'immissione, la ricerca, la correzione e l'annullamento dei movimenti di contabilità. Ogni movimento di contabilità è identificato dalla data di registrazione e da un numero di primanota interno assegnato automaticamente dal programma. Vengono richiesti la data di registrazione e la causale contabile del movimento da registrare.
Immagine: Cliccare per accedere alla procedura di associazione immagini e documenti.
Per registrare un nuovo movimento digitare la data e la causale. Per accedere ad un movimento già registrato impostare la sola data, anche approssimativa, e digitare il tasto CTRL+TAB per avere una finestra di ricerca che elenca i movimenti a partire da tale data dove è poi possibile spostarsi sino ad individuare quello desiderato. Premere poi INVIO, il movimento appare a video dando la possibilità di correggerlo, cancellarlo o semplicemente visualizzarlo.
Una volta iniziata la registrazione di un movimento o selezionato un
movimento per la correzione/annullamento, viene visualizzata la
maschera completa dei dati che varia in accordo alla causale
relativa. Sono distinguibili tre tipi di movimenti di
contabilità che comportano maschere di immissione differenziate:
- movimenti di partita doppia semplice (Primanota generale)
- movimenti di documenti IVA relativi ad acquisti/vendite (Primanota IVA)
- movimenti di vendita a corrispettivo (Primanota corrispettivi)
I movimenti si compongono normalmente di una testata e di più
righe di movimento. Durante la compilazione della testata di un
documento è possibile, con il tasto ESC,
uscire dalla registrazione del movimento abbandonandolo. Il tasto ESC
premuto nella compilazione delle righe, termina la registrazione del
movimento ed effettua il controllo di quadratura del movimento con le
opportune segnalazioni di sbilancio. E' poi possibile, al termine del
movimento, confermarne la registrazione anche se sbilanciato, o
tornare alla testata per correggere il movimento od eventualmente abbandonarlo.
Nell'ambito di utilizzo dei programmi di primanota sono disponibili
alcune funzioni speciali. In particolare sono attivati i seguenti
tasti funzione:
F6 richiamo di VSCH per la
consultazione delle schede,
F7 richiamo di PTOT
consultazione dei totali primanota,
F8 richiamo di VSCA per la
consultazione delle scadenze,
F9 richiamo di LEFF per la
liquidazione effetti dello scadenzario.
Inoltre nell'ambito degli stessi programmi, in risposta alle
richieste di codici conto/cliente/fornitore, è possibile
attivare la ricerca alfabetica non digitando alcun codice. Nel caso
di richiesta codice conto e qualora si intenda effettuare una ricerca
su clienti e fornitori, è sufficiente digitare il solo codice
del mastro relativo e poi premere il tasto TAB
di ricerca.
Le registrazioni hanno una testata in cui è possibile indicare una data ed un numero di riferimento del documento da registrare.
Tali riferimenti sono solo indicativi e di promemoria personale e sono riportati nelle righe del movimento sia sulle schede contabili che nel giornale di contabilità.
Viene poi richiesta la registrazione delle righe del movimento di primanota indicando per ogni riga il conto di addebito, il segno D=dare o A=avere dell'operazione ed il relativo importo. E' possibile registrare movimenti sino a 160 righe di primanota. Viene di seguito indicato in dettaglio il significato dei singoli campi della riga.
Conto
Digitare il codice del conto al quale si vuole attribuire la riga di
registrazione. Il programma verifica l'esistenza del conto operando
la ricerca in base al mastro indicato (piano dei conti o clienti o
fornitori) e in caso affermativo, visualizza nella parte inferiore
del video, la descrizione o, nel caso di conto cliente o fornitore,
la ragione sociale, l'indirizzo, il cap e la città oltre il
saldo attuale comprensivo di tutti i movimenti effettuati.
D/A
Digitare D se l'importo della riga deve essere registrato in dare, A
se deve essere registrato in avere. Per il buon esito della
registrazione sarà necessario che la somma delle righe avere
meno la somma delle righe dare risulti uguale a zero. Nel caso si
debba completare una registrazione, premendo INVIO sul campo vuoto,
il programma pone automaticamente il valore D o A ed il successivo
campo dare o avere in accordo allo sbilancio del movimento in modo da quadrarlo.
Importo
Digitare l'importo della riga di registrazione.
A. N.Rif.
I due campi rappresentano l'anno ed il numero di riferimento del
documento in questione e servono per la gestione dei partitari
clienti/fornitori. Vengono richiesti solo se la causale di movimento
utilizzata dà la possibilità di aprire o movimentare
una partita e il conto specificato appartiene ad un cliente o ad un fornitore.
Co
Viene riproposto il codice contabile specificato in precedenza che
può essere confermato o sostituito consentendo ad ogni riga di
movimento di utilizzare diverse e più chiare descrizioni di movimento.
Note
Digitare la descrizione aggiuntiva, cioè la seconda parte
della descrizione della riga di primanota. Viene proposta la
descrizione della riga precedente.
Le registrazioni hanno una testata in cui sono indicati tutti i dati identificativi del documento quali cliente/fornitore, numero e date del documento, protocollo e riferimenti. I movimenti registrati sono così disponibili sia per la stampa dei registri IVA che del giornale di contabilità.
Numero e data documento: Digitare il numero e la data del
documento che si sta' registrando (numero proprio della fattura). Nel
caso di documenti emessi tale numero è solitamente uguale al
numero di protocollo attribuito. Per la data indicare tipicamente la
data di emissione fattura per i documenti di vendita, la data di
ricezione della fattura per i documenti di acquisto.
Codice cliente/fornitore: Digitare il codice del cliente o
del fornitore al quale si vuole attribuire la registrazione. I primi
due caratteri del codice relativi al mastro clienti o fornitori
vengono proposti in modo automatico in base al codice causale scelto.
Il programma verifica l'esistenza operando la ricerca in base al
conto indicato (clienti o fornitori) e in caso affermativo,
visualizza nella parte inferiore del video i dati anagrafici ed il saldo.
Protocollo IVA: Rappresenta il numero progressivo con il
quale il documento viene indicato sul registro IVA. Viene proposto
automaticamente il successivo all'ultimo progressivo utilizzato. Il
campo può essere variato o confermato con il tasto INVIO. NOTA
BENE: nel caso della variazione del numero proposto, fare attenzione
che il nuovo progressivo digitato non sia già stato utilizzato
per un altro movimento.
Il primo campo (la lettera che precede il protocollo 0/) viene
utilizzato in caso la ditta debba necessariamente tenere dei registri
IVA distinti per attività ed un unico giornale mastro. Premere
RETURN se occorre operare con il registro base (0), digitare un
carattere fra A e Z per indicare in quale registro IVA deve essere
riportato il documento.
Riferimento: Digitare l'anno e il numero di riferimento
del documento per la gestione dei partitari clienti/fornitori. Il
campo è richiesto solo se nella tabella delle causali
contabili sono attivati gli indicatori di gestione partite. Se
è desiderata la gestione degli estratti conto con gestione
delle partite, tutte le volte che viene effettuata la registrazione
di un pagamento o la riscossione di un documento, per aggiornare la
partita è necessario riferirsi ai dati digitati in questo
campo. Il programma propone automaticamente l'anno ed il numero del
documento prima definiti.
Nota: Digitare la descrizione aggiuntiva, cioè la seconda parte della descrizione della riga di primanota IVA. Il programma crea comunque automaticamente una descrizione composta dal numero fattura e ragione sociale del cliente o fornitore se si lascia il campo vuoto.
Codice pagamento: Rappresenta il codice corrispondente al
tipo di pagamento associato al documento. Il dato è richiesto
solamente se è attivata la gestione dello scadenzario
relativo. Viene proposto quello presente nell'anagrafica del cliente
o del fornitore al quale è attribuito il documento. Il codice
può essere modificato o confermato con il tasto INVIO. In
entrambi i casi il programma effettua il controllo dell'esistenza del
codice nella tabella relativa visualizzandone la descrizione sulla
parte inferiore del video.
Se richiesto al termine della registrazione del documento verranno
calcolate e visualizzate le scadenze relative per la loro conferma e
registrazione nello scadenzario.
Totale di controllo: Digitare l'importo complessivo della
fattura che sarà utilizzato come dato di controllo per la
quadratura del documento.
Viene poi richiesta la registrazione delle righe di dettaglio degli
importi IVA relativi al documento indicando i singoli importi di
imponibili ed IVA divisi per aliquote. E' possibile registrare sino a
16 righe di aliquote diverse. Viene di seguito indicato in dettaglio
il significato dei singoli campi della riga.
IVA
Digitare il codice dell'aliquota IVA alla quale è soggetto l'imponibile.
Imponibile
Digitare l'imponibile relativo all'aliquota se diverso da quello proposto.
Imposta IVA
Viene proposto l'importo dell'imposta calcolato utilizzando
l'imponibile e l'aliquota digitati precedentemente. Il campo
può essere variato o confermato con il tasto INVIO. In
alternativa utilizzando il tasto funzione F4 per confermare
anziché il tasto INVIO, l'importo precedentemente immesso
viene considerato come lordo e non come imponibile e pertanto il
calcolo dell'IVA viene effettuato a scorporo e non in percentuale. In
tale caso dopo avere rideterminato gli importi dell'imponibile, di
IVA e di IVA detraibili ed averli visualizzati, il programma richiede
di nuovo la conferma del campo IVA da effettuare stavolta con il
tasto INVIO.
Nel momento in cui la somma degli imponibili con i vari importi IVA
diventa uguale al totale documento digitato ad inizio registrazione,
il programma chiude la richiesta di nuovi imponibili indicando
l'assenza di sbilanci. Se per qualche ragione si volesse chiudere una
registrazione anche con questa condizione non verificata, basta
premere il tasto ESC.
A questo punto il programma si predispone per l'immissione delle
contropartite contabili del documento relativi ai costi/ricavi
risultanti dagli imponibili e dalle eventuali indetraibilità
di imposta. E' possibile caricare un massimo di 32 righe e per ogni
riga occorre specificare il conto di attribuzione dell'importo.
Conto
Digitare il codice del conto al quale si vuole attribuire la riga di
registrazione. Il programma verifica l'esistenza del codice operando
la ricerca in base al conto indicato e in caso affermativo,
visualizza nella parte inferiore del video, la descrizione oltre al
saldo attuale comprensivo di tutti i movimenti effettuati.
Importo
Digitare l'imponibile attribuito al conto indicato nel campo
precedente. Questo importo non deve necessariamente rappresentare
l'imponibile totale del documento.
Ventilazione
Qualora si stia registrando un acquisto su un costo relativo ad
acquisti da ventilare, viene richiesto il codice dell'aliquota IVA
relativa a tale costo per poter determinare il calcolo totale degli
acquisti per la ventilazione.
Nel momento in cui la somma delle contropartite è bilanciata,
il programma chiude automaticamente la registrazione del documento
indicando l'assenza di sbilanci. Se per qualche ragione si volesse
chiudere una registrazione anche con questa condizione non
verificata, basta premere il tasto ESC.
Viene quindi richiesta conferma del movimento. Rispondendo con S si
ottiene la memorizzazione del movimento e gli aggiornamenti relativi,
mentre rispondendo con N il movimento viene completamente annullato e
deve essere reinserito. L'ulteriore opzione P consente di attivare il
quadro di registrazione contemporanea di primanota per effettuare
incassi e/o pagamenti delle fatture in registrazione.
Tale prospetto deve essere compilato solo per quanto riguarda
l'indicazione del conto sul quale si effettua l'incasso od il
pagamento (es. cassa contanti) ; per la contropartita, il programma
acquisisce i dati necessari dalle informazioni già indicate.
Il significato dei campi richiesti è esattamente uguale a
quello delle registrazioni di primanote generale ed è solo per
chiarezza che vengono riproposti. Sono disponibili tre righe di
registrazione per consentire di effettuare sia registrazioni di
incassi/pagamenti totali, parziali o completati da abbuoni ed altro.
Conto
Digitare il codice del conto al quale si vuole attribuire la riga di
registrazione. Il programma verifica l'esistenza e in caso
affermativo visualizza nella parte inferiore del video, la
descrizione e il saldo attuale comprensivo di tutti i movimenti
effettuati. Indicheremo qui le voci di incasso/pagamento quali cassa,
banca ed anche eventuali abbuoni od altro.
D/A
Digitare D se l'importo della riga deve essere registrato in dare, A
se deve essere registrato in avere. Nel caso si intenda completare
una registrazione, premendo INVIO il programma pone automaticamente
il campo in accordo allo sbilancio del movimento in modo da quadrarlo.
Importo
Digitare l'importo della riga di registrazione.
Co
Digitare il codice della causale di incasso. Il codice viene
verificato in tabella.
Descrizione
Digitare la descrizione aggiuntiva, cioè la seconda parte
della descrizione della riga di primanota. Se non viene digitata
nessuna descrizione viene assunta la descrizione automatica del
movimento in corso.
Per terminare il caricamento della registrazione sul campo cod.conto
premere il tasto ESC. A questo punto il programma completa la
registrazione indicando il conto del cliente o fornitore, in
opposizione a quanto indicato sulle righe precedenti.
Il programma di primanota corrispettivi utilizza una maschera
praticamente equivalente a quella dei movimenti IVA. Le differenze
sostanziali sono che è possibile registrare solamente vendite
a clienti e che l'immissione degli importi di imponibili ed IVA
è basato sul calcolo di scorporo anziché di
percentuale. Di conseguenza il tasto F4 effettua il calcolo
percentuale anziché lo scorporo opposto dunque alla funzione
di primanota IVA.
Si utilizza in genere un cliente fittizio registrato nell'archivio
clienti (codificato generalmente con CORR) che rappresenta il clienti
c/corrispettivi ma è anche possibile registrare vendite a
clienti nominativi registrati in archivio, utile soprattutto nel caso
di vendite non riscosse per conservare schede e saldi separati delle
vendite effettuate ed ancora da incassare.
E' inoltre possibile utilizzare l'aliquota relativa ai corrispettivi
da ventilare (generalmente 99) non accettata dal programma di
primanota IVA. E' possibile effettuare registrazioni sia di movimenti
scorporati che da ventilare in una stessa ditta.
Inoltre il programma al termine della registrazione, richiama
automaticamente la funzione di pagamento, opzionale in primanota IVA
poiché i corrispettivi sono in genere riscossi ed è
così possibile effettuare la registrazione contemporanea dell'incasso.
Il comando è richiamabile attraverso il bottone
"Tota" se è attivata l'opzione di gestione dei totali.
Il programma visualizza una scheda dei totali dare e avere
movimentati nei vari conti durante l'immissione della primanota. E'
possibile visualizzare i totali sia per mastri che per singoli
sottoconti e naturalmente azzerare i totali memorizzati.
Ciò consente, qualora si disponga di una primanota con totali
predefiniti, di verificare in modo veloce la quadratura complessiva
delle registrazioni effettuate ed i totali relativi a particolari
conti come cassa, clienti ecc.
L'opzione di azzeramento consente di eliminare i totali se ad esempio
si hanno dei totali manuali per pagina da controllare e quindi al
termine della registrazione di una pagina si controlla il totale e si
azzera per iniziare la registrazione di una nuova pagina.
Mentre viene visualizzata la maschera dei totali di primanota, sono
attivi i tasti funzione:
Shift-F1 per ottenere la
visualizzazione dei totali per mastro,
Shift-F2 per ottenere la
visualizzazione di totali per sottoconto,
Shift-F3 per azzerare i
totali esistenti.
Appena richiamato il programma, vengono visualizzati i totali
relativi ai mastri.
Il comando è richiamabile solamente per mezzo del tasto
funzione F9 dal programma di primanota generale se è attivata
l'opzione di gestione dello scadenzario.
Il programma visualizza una scheda delle scadenze relative al cliente
o fornitore selezionato permettendo di sceglierne una per il
pagamento o riscossione. Una volta scelta la scadenza ne vengono
visualizzati i dati completi e viene richiesta conferma dell'importo
pagato o riscosso proponendo il totale della scadenza.
Se viene confermato il totale della scadenza, questa verrà
eliminata dallo scadenzario mentre se viene indicato un importo
parziale, la rimanenza verrà lasciata nello scadenzario.
E' poi possibile passare alla scelta di un'altra scadenza.
Quando infine viene chiuso il programma di liquidazione effetti, e
viene riattivata la maschera di primanota generale, le opportune
righe al cliente o fornitore per le scadenze pagate o riscosse,
saranno compilate e sarà sufficiente completare la
registrazione con l'indicazione della contropartita di pagamento o
riscossione (banca, cassa).